Quand on parle aujourd'hui d'améliorer sa gestion du temps il est rare que l'utilisation du mail ne soit pas abordée. Sans doute peut-on remercier Internet d'avoir redonné le goût de la forme épistolaire. Mais la puissance et la facilité de la communication électronique instantanée (on pourrait y ajouter les réseaux sociaux et les sms, bien entendu, mais je parle ici du contexte professionnel) produisent des effets parasites.
Messages illisibles ou interminables, inondations des boîtes de réception, copies multiples, objets incompréhensibles, pièces jointes en indigestes rafales... Pour ne pas fâcher, je ne dis rien de l'orthographe. Quand au spam, les systèmes de filtre ont heureusement contribué à limiter leur invasion, mais devant l'afflux de messages, la digue menace sans cesse de céder...
Voici quelques rappels pour muscler votre "e-communication". (Comme toutes les règles, bien sûr, elles sont faites pour être enfreintes.)
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Remonter le message essentiel en tête de mail
La première chose que le destinaire a besoin de comprendre, c'est ce que vous attendez de lui. N'attendez pas 30 lignes pour lui dire que vous voulez le rencontrer. Mettez en objet ou dans la première ligne, après la formule de politesse : "je souhaite vous rencontrer", et développez ensuite pourquoi vous pensez que c'est nécessaire.
Eduqués par l'exercice de la dissertation, les Français ont une fâcheuse tendance à mettre l'important à la fin de leur prose, pour conclure. C'est généralement une erreur. Relisez le dernier paragraphe de votre mail: n'y a-t-il pas une information que vous devriez remettre au premier plan, et peut-être même dans l'objet?
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Ecrire juste
Un email est un acte de communication. Comme tel il porte une image de son auteur. Clair, brouillon, ennuyeux, fumeux? Professionnel ou pas? Accordez-vous le temps nécessaire pour écrire simple (les livres très longs, à l'exception de Guerre et Paix, sont ceux qui ont été écrits trop vite!). Choisissez le niveau de langage adaptés. Pour le professionnel, utilisez de préférence des verbes d'action au présent et la forme active. Bannissez les subordonnées. Structurez vos informations: une idée par paragraphe.
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Préférer le registre factuel
Pour les emails professionnels, je recommande la règle d'or des journalistes anglo-saxons : séparer les faits et le commentaire des faits. Décrivez d'une manière neutre et concise ce que vous attendez des destinataires, ou ce que vous comptez faire. Ne mélangez pas les registres (l'humour passe difficilement la barrière de l'écrit).
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Couper, couper, couper !
Prendre le temps de se relire permet d'éliminer impitoyablement les éléments inutiles à la compréhension. Chassez les adverbes, les bémols. Faites court. Votre destinataire vous sera reconnaissant d'aller à l'essentiel.
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La politesse
Je la mentionne pour mémoire. Ne CRIEZ pas. Ne relayez pas des messages qui vous ont été envoyés sans l'autorisation de l'auteur. Evitez les injures. S'il l'a bien cherché, décrochez votre téléphone ou passez une tête dans son bureau, et noyez-le sous un torrent d'imprécations.
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Ne pas réagir du tac-au-tac
Malgré son instantanéité, le mail est un écrit, qui laisse des traces indélébiles et juridiquement exploitables. Si vous êtes sous le coup de la colère ou de l'émotion, remettez votre réponse à plus tard, ou rédigez-la sans l'envoyer, pour vous donner le temps de relire à froid, le lendemain.
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Une astuce : l'envoi différé
Ca y est, vous avez rédigé un email impeccable, toute la hiérarchie est en copie. La sueur au front de tant d'efforts, vous cliquez victorieusement sur le bouton "envoyer". Soudain vous réalisez que manque un élément essentiel dans votre propos. Trop tard ! C'est le "Ooops syndrom". Parfois, c'est la pièce jointe qui manque. Mais on a déjà vu des négociateurs envoyer tous leurs arguments à la partie adverse.
Pour se prémunir de telles émotions, dans votre logiciel, décocher l'option "envoi automatique des messages". Quand vous vous rendrez compte de votre bévue, l'email n'aura pas quitté votre boîte d'envoi. Bref, vous travaillerez avec un filet de sécurité. Depuis que j'utilise cette technique, je dors sur mes deux oreilles !
