Réagir aux comportements inadéquats en équipe transversale

Définition :

Les comportements inadéquats sont ceux qui nuisent à l’efficacité de l’équipe, à la réussite du projet, à la bonne réalisation de la mission transverse, directement (par des perturbations) ou indirectement (en réduisant les apports productifs) :

Exemple :
-    Arrive en retard aux réunions d’équipe, téléphone pendant la réunion ;
-    Monopolise la parole, les décisions ;
-    Ne réalise pas les tâches qui lui reviennent ;
-    Ironie, propos défaitistes, casse des idées naissantes, contestation de la mission …

Cette fiche donne quelques repères simples pour vous aider à intervenir (ou ne pas intervenir) en cas de comportements inadaptés en équipe transversale.

Votre autorité légitime par rapport cette équipe et sa mission
En tant que facilitateur, coordinateur, chef de projet, vous avez autorité pour vous exprimer sur ce qui gêne la fluidité des échanges, ce qui entrave l’avancée du projet ou la pleine réalisation de la mission, ce qui contrarie l’efficacité collective.

Votre autorité hiérarchique par rapport à la personne qui perturbe
Les modalités de votre intervention tiendront compte de votre position hiérarchique par rapport à la personne qui manifeste le comportement inadéquat.

Intervention directe
Vous pouvez utiliser un mode direct, voire directif avec vos propres subordonnés, les personnes sur lesquelles vous avez une autorité hiérarchique officielle :
-    « Mettez vous à deux pour faire cette vérification»
-    « Laisse tomber les autres tâches pour le moment, et fait ceci en priorité, le projet doit avancer plus vite »

Demande
Vous pouvez utiliser un mode de demande ou de proposition avec vos pairs et les subordonnés de vos pairs, sur lesquels vous n’avez pas d’autorité hiérarchique :
-    « J’apprécierais que vous vous en teniez aux points majeurs pour que nous puissions entendre tout le monde. Merci ! »
-    « Je propose qu’on révise le planning puisque plusieurs tâches sont déjà en retard. Êtes-vous d’accord avec ça ? »
-    « Je demande que chacun prépare son état d’avancement par secteur et le diffuse avant la réunion »

Interrogation
Il est plus respectueux d’utiliser un mode interrogatif avec les supérieurs hiérarchiques : votre propre supérieur et tout autre personne de même niveau que lui. La question, d’ailleurs, ne s’adressera pas forcément à la personne visée, ça peut être une question collective.
-    « Quand pensez-vous avoir fait cette synthèse sur laquelle nous buttons actuellement pour avancer dans le projet ? »
-    « Trouvez-vous que nous allons au bon rythme, dans ce projet ?»
-    « Ai-je la responsabilité de cette décision ou bien repose-t ‘elle entre vos mains ? »
-    « Et si, … on vérifiait d’abord entre nous à quelle échéance cette étape du projet doit être achevée ? »
-    « Et si, … on regardait les conséquences de cette décision sur le planning ? »

En revanche, il n’y a pas d’intervention adéquate avec les supérieurs hiérarchiques de niveau supérieur à celui de votre chef (n+2). En effet, si un « grand chef » a un comportement perturbateur, en règle générale, ce n’est pas à vous d’intervenir.

Exercice :  Réagir aux comportements inadéquats

Questions :

Quelle est la culture de votre entreprise / institution en la matière ?
Qu’est-ce qui serait « hors culture » ?

Point de vigilance :

Le « néo-management » promeut parfois des attitudes du type « On oublie les barrières hiérarchiques », « On est tous au même niveau » dans les équipes transverses. Selon notre expérience, ce sont des affirmations inefficaces, voire piégeantes. En effet, si le niveau d’alliance est suffisant pour pouvoir réellement fonctionner en égaux autour d’un projet, il n’est aucun besoin de le dire, ça se fera tout seul (mais c’est rare). Si en revanche, on « décrète » un oubli de la hiérarchie, on introduit quelque chose de biaisé, de faux. Essayez donc de faire exprès d’oublier quelque chose ! Vous verrez que c’est très difficile !