Un protocole utilisé la semaine dernière, dans une PME industrielle, pour leur premier exercice historique de déclinaison d'objectifs de l'entreprise, jusqu'au niveau des ilots de production.
Contexte
Il s'agissait, dans la même journée, de :
- harmoniser les représentations des différents managers concernés (production, fonctions support à la production)
- débattre des objectifs appropriés pour 6 à 8 ilots de production spécialisés
- prendre des décision concernant les objectifs
- ébaucher les plan d'action en soutien à ses objectifs
- ébaucher un plan de communication au terrain
Tout ceci dans une entreprise en pleine réorganisation, où, par exemple, quelques uns des responsables de la production étaient sur le point de permuter leurs rôles.
Harmoniser les représentations en matière d'objectif et de déclinaison d'objectifs
Partage de cadres de référence et décontamination à l'aide de trois questions d'ouverture de débat :
- selon vous, un objectif, ça doit ........ ? (terminez la phrase)
"etre réaliste, être ambitieux, être mesurable, avoir un délai, être partagé, tenir compte des attentes de l'entreprise, être négocié, ...."
- connaissant l'entreprise, quels risques voyez vous à l'exercice de décliner des objectifs ?
"trop concret, pas assez concret, mettre en cause les personnes, disperser les efforts par trop d'objectifs, déconnectér de l'entreprise, ...."
- combien d'objectifs estimez-vous qu'il faut établir, tous ilots confondus ?
" deux par ilot, quatre par ilot, 2 communs et un spécifique, deux identiques pour tous les ilots, ..."
A la suite de ces énumérations des différents points de vue pour chacune des trois questions, un débat a été ouvert sur les points qui surprenaient, ou faisaient désaccord ou contradiction. Cet échange a permis de réduire les écarts de représentation et décontaminer.
Décontamination n°1 : On ne peut pas mettre des objectifs sur tout, sinon il n'y a plus de priorité.
Mais ça ne veut pas dire qu'on ne mesure pas le reste.
Exemple : un ilot peut avoir un objectif d'amélioration de la productivité, à qualité constante. la qualité sera continument évaluée mais il n'y a pas d'objectif d'amélioration sur ce point, pour que l'accent soit bien mis sur le véritable point faible de cet ilot, qui est la sous-capacité par rapport à la demande)
Décontamination n°2 : Il n'y a pas d'indicateur parfait.
Persque tous les indicateurs peuvent faire l'objet de manipulation de chiffres si on ne porte pas attention à transmettre le sens et à surveiller que le sens n'est pas dévoyé.
Exemple: pour un suivi de la formation à la polyvalence, on verrait bien une comptabilisation OK d'un règleur dont la formation n'est-pas-tout-à fait-finie-mais-presque, juste parce que le comptage est fait aujourd'hui et qu'on a envie que les chiffres soient "bons".
Reparler des objectifs généraux de l'entreprise
Avant le les décliner, reparler de leur sens, de leur raison d'être, du "but" au delà de l'objectif, du long terme visé, des raisons qui ont fait arbitrer pour cet objectif-là et pas un autre qui a été pris en considération à une époque, etc....
Parce qu'il ne faut surtout pas que la déclinaison d'objectifs devienne un exercice purement mécanique, un exercice de "contrôleurs de gestion" (cela dit sans dévaloriser la fonction de controleur de gestion, pour laquelle j'ai beaucoup d'estime).
Prendre la situation de l'ilot dans sa globalité avant de décliner les objectifs
Revisiter l'ilot, ses spécificités métier, ses points forts et ses points faibles, l'histoire récente de ses résultats (stables ou instables?), le niveau d'autonomie de son effectif, ses besoins prioritaires, etc ...
Et puis prendre du recul et répondre à la question
- pour cet ilot là, avec sa situation telle qu'elle est aujourd'hui, quels sont les objectifs prioritaires, en cohérence avec les attentes de l'entreprise ?
Commentaires