Lorsque le management par projets s'entremèle avec une organisation plus classique, ou bien tout simplement lorsque les ressources projet sont partagées, il peut être utile de "contractualiser" la contribution des membres de l'équipe projet.
En effet, faute d'accord formel sur la participation, son volume, son niveau de priorité, il peut arriver, en cours de projet, que la contribution attendue ne vienne pas, ou ne vienne pas assez vite.
Il ne s'agit pas de rendre "votre projet" spécialement plus prioritaire que les autres , ou prioritaire sur le travail opérationnel au delà du raisonnable, mais de clarifier ce que vous pouvez attendre, ce à quoi l'équipier s'engage, avec l'accord de sa hiérarchie.
Il existe plusieurs niveaux de complexité pour cette contractualisation:
- l'accord bilatéral, lorsque l'équipier est parfaitement autonome pour gérer son temps
- l'accord tripartite, lorsque l'engagement du supérieur hiérarchique de l'équipier est nécessaire
- l'accord multipartite, pour les ressources rares, utilisées dans plusieurs projets simultanément
Dans chacun des cas, l'initiative de "chercher un accord" peut venir du chef de projet, il exerce en cela son autorité de chef de projet.
Dans chacun des cas, le dosage de formalisme est libre, il peut aller du simple accord verbal en quelques phrases à un écrit standardisé et signé des parties.
Dans chaque cas, le niveau de détail recherché sera en adéquation avec l'enjeu : on sera plus précis si la ressource est stratégique pour le projet et rare à l'échelle de l'entreprise....
Accord Bilatéral
Il s'agit d'un accord passé directement et simplement entre le chef de projet et la personne-ressource.
Chef de projet : j'ai besoin de tes compétences pour ce projet, voici mes besoins (en nature et en volume), est-tu d'accord et dipsonible ?
L'accord bilatéral peut être affiné aussi loin que les parties le jugeront nécessaire, et ce à tout moment du projet.
Chef de projet : nous n'avons pas précisé quel serait ton délai de réponse aux demandes d'essai technique, et là je vois que ton délai n'est pas celui que j'imaginais. Pouvons-nous nous mettre d'accord sur un délai de réponse qui soit gérable pour toi et satisfasse les besoins du projet ? Et j'utiliserai ce délai pour revoir la planification.
L'accord bilatéral peut servir de point d'appui pour un rappel ou une confrontation
Chef de projet: je ne suis pas content, tu as systématiquement du retard par rapport à tes engagements, et ça met le projet en danger. Qu'est-ce que tu va faire pour corriger la situation ?
Accord tripartite
C'est un accord passé entre le chef de projet, la personne-ressource pour le projet, et son supérieur hiérarchique. Au plan formel, il s'agit de trois accords
- d'un accord entre le chef de projet et le responsable hiérarchique de l'équipier, pour la mise à disposition de l'équipier comme ressource pour le projet,
- d'un accord entre le responsable hiérarchique et l'équipier pour un aménagement de son travail qui permette l'engagement adéquat dans le projet
- d'un accord entre le chef de projet et l'équipier sur les modalités opérationnelles
Les trois accords, idéalement, sont passés simultanément au cours d'une rencontre tripartite, qui peut avoir un caractère plus ou moins formel, et faire l'objet d'un écrit ou pas. La partie "négociation" est plus importante que le document final, parce que c'est au cours de la discussion que chacun peut bien mesurer les enjeux, les obstacles, et les engagements.
Le contrat tripartite peut être recherché dès le début du projet, par le chef de projet sollicitant le supérieur hiérarchique de la ressource recherchée
Chef de projet : Marc, mon projet aura besoin des compétences de Lydia, entre les semaines 30 et 42, à peu près à 40% de temps, est-ce qu'on peut se voir à trois toi, moi et elle, pour vérifier si ça passe et se mettre d'accord sur un mode de fonctionnement ?
ou bien être une manière de résoudre, en cours de projet, d'éventuelles difficultés rencontrées entre le chef de projet et la ressource, lorsque l'accord initial était bilatéral.
Chef de projet : je vois que tu n'arrive pas à tenir tes engagements, et tu me dis que c'est à cause de tes priorités opérationnelles. Je ne suis pas d'accord que le projet passe toujours après tes tâches opérationnelles, alors on va se voir à trois avec ton chef et on va se mettre d'accord à trois pour trouver comment gérer efficacement les priorités, sur des critères conjoints.
Accord multipartite
Lorsqu'un collaborateur est particulièrement sollicité, en surcharge, et membre de plusieurs projets simultanés, il peut être nécessaire de faire un point collectif avec tous les utilisateurs de la ressource (supérieur hiérarchique + les chefs de projet concernés + l'équipier)
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