Voici venu Janvier ... s'ouvre la saison des entretiens annuels d'évaluation … à l'approche de ce moment, les évaluateurs et les évalués peuvent ressentir un léger stress .
Quelques questions autour de ce moment – clefs, récoltées cet après-midi au cours d'un atelier, un décodage rapide des questions elles-mêmes et des éléments de réponse.
Questions d'évaluateur :
- trouver les mots diplomatiques pour dire les choses négatives ?
- comment amener le collaborateur à identifier lui-même ses points faibles ?
- comment faire parler le collaborateur en confiance, sans qu'il regrette après ?
- puis-je demander du feed-back à mon collaborateur ?
- comment répondre aux demandes d'augmentation "provocatrices" ?
Questions d'évalué :
- qu'est-ce que mon chef pense "vraiment" , au delà de la diplomatie ?
- comment est-ce que je me situe par rapport à l'évaluation que mon chef fait de moi ?
- puis-je donner mon point de vue sur la relation entre mon chef et moi ?
- puis-je donner du feed-back à mon chef ?
Décodage des questions
On voit s'exprimer la soif de Reconnaissance, le besoin fondamental qu'ont les collaborateurs de savoir ce qu'on pense d'eux et de leurs actions, en positif aussi bien qu'en "à améliorer".
Beaucoup de respect de l'autre et de recherche de Position de Vie +/+ à travers les préoccupations sur le choix des mots, la prise de conscience du collaborateur, et la réciprocité des feed-backs.
Eléments de réponse, options de réponse, à picorer, à sélectionner à combiner ou à enrichir à votre sauce, en tenant compte de la culture de votre entreprise et de l'état de la relation avec votre collaborateur / supérieur :
Dire les choses négatives à son collaborateur
Faire choisir au collaborateur s'il veut le positif avant le "à améliorer" ou l'inverse.- pour certaines personnes le "à améliorer" ne sera pas entendable s'il n'y a pas une bonne dose de positif avant, tandis que pour d'autres, à l'inverse, le positif sera "gâché" si le collaborateur est inquiet d'un "à améliorer" à venir derrière ...
- si vous donnez le choix au collaborateur, respectez sa demande. cela peut devenir par la suite un sujet de complicité "avec toi, je sais qu'il faut commencer par les mauvaises nouvelles, sinon tu n'entends pas les bonnes ! "
Partir d'observations et pas d'impression, et le dire
- j'ai constaté à plusieurs reprises …
- j'ai pu observer chez toi, cette année….
Etre aussi spécifique que possible sur le comportement ou la dimension qui ne convient pas- j'ai observé, plusieurs fois par semaine, des retards à ton arrivée le matin, et une prolongation des pauses, sans rattrapage à midi ou en fin de journée
Vérifier l'accord sur les faits- est-ce que tu vois de quoi je parle ou bien veux-tu des exemples, des précisions?
Affirmer ce qui est inacceptable
- dans cette entreprise, quasiment tous les retards sont acceptables, à condition d'auto-gérer la compensation pour que le travail n'en pâtisse pas. mais être régulièrement en retard à l'arriver et partir systématiquement à l'heure n'est pas acceptable
Donner la parole au collaborateur
Aider le collaborateur à prendre conscience lui-même de ses points faibles, inviter le collaborateur à s'exprimer
Annoncer à l'avance, que lors de l'entretien, il est attendu de lui aussi qu'il s'exprime sur la qualité de son travail, de ses résultats, de ses comportements
Eventuellement lui donner les critères sur lesquels on souhaite qu'il réfléchisse
- le cas échéant, veiller à ce que l'ensemble des collaborateurs d'un même manager, ait la liste des critères
Si elle existe, utiliser une grille standard de l'entreprise pour l'inviter à préparer l'entretien
Poser des questions ouvertes
- quels sont, à ton avis, tes points faible / forts dans ce job ?
- quels sont les aspects de la fonction que tu as le plus de mal à assurer ?
Laisser un vrai temps de réflexion, accepter le silence nécessaire à ce que le collaborateur ait un vrai espace pour réfléchir et s'exprimer , éventuellement relancer d'une voix tranquille, si le silence semble "muté" ou si le collaborateur esquive d'un "je sais pas…"- silence …j'ai vraiment besoin d'entendre ce que tu en pense toi – même … silence
- silence … j'ai déjà un avis, et je te le donnerai, quand tu auras réfléchi de ton coté, et nous verrons si nous sommes éloignés ou proches dans nos visions de ton travail, de ta performance … silence
- silence … l'entretien est fait pour échanger des informations et des points de vue, pas juste pour que moi je te dise ce que je pense de ton travail, si je suis seul à parler, nous perdons un bénéfice de cet entretien … silence
Ensuite donnez effectivement l'avis que vous aviez préparé, et non pas juste une réponse à ce qu'il a dit, avant de dialoguer, si les vues sont divergentes
Obtenir un feedback nourrissant de son chef
Rappelez-vous que c'est un vrai besoin légitime, d'avoir du feedback positif ET négatif, de comprendre comment vous vous situez, et que c'est une des fonctions essentielles de l'entretien annuel d'évaluation que de répondre à ce besoin !
Vérifiez au cours de l'entretien si vous avez votre réponse et continuez à poser des questions tant que vous ne vous situez pas assez précisément , ou dans les zones encore floues
- j'entends bien que tu es globalement satisfait de moi, mais j'ai aussi besoin de pistes spécifiques pour m'améliorer, (demande de SDR négatifs conditionnels)
- je ne comprends pas bien ce qui fait que tu me juges insuffisant dans telle compétence, tu veux bien me donner un exemple pour que je voie mieux ?
- en fait, je réalise que nous n'avons pas du tout évoqué l'aspect organisation personnelle, or c'est un aspect sur lequel j'ai du mal à me situer, tu as des choses à me dire là dessus ?
- je me sens frustré parce que j'ai bien entendu tous les trucs que je dois améliorer, mais, au fait, quels sont mes points forts à tes yeux ?
Demander du feedback à son collaborateur
Il est possible d'ouvrir la discussion, lorsque l'évaluation du collaborateur est finie, et de parler de la relation chef / collaborateur, voire du chef lui-même. c'est un peu en dehors du sujet de l'entretien, mais c'est une bonne occasion surtout si la relation est détendue
- est-ce que tu as maintenant des choses à me dire, sur comment je m'y prends avec toi ?
- as-tu des inconforts avec mon style de management ?
- en quoi puis-je t'aider à atteindre tes objectifs ?
Votre question au collaborateur doit être spécifique sur votre manière de le manager, de l'accompagner, de l'aider à grandir, lui (ou elle) et pas sur votre management en général, ni votre style de communication avec les tiers, ni, pire, votre relation avec votre propre supérieur
- il s'agit de rester chacun dans son "rôle"
Donner du feed-back à son chef
Si votre supérieur n'a pas pris l'initiative d'ouvrir ce pan d'échange et que vous souhaitez vraiment lui donner du feedback, faites-le lorsque votre prope évaluation est finie, et obtenez d'abord son accord pour le faire (passez un mini-contrat)
- est-ce que maintenant, moi je peux dire quelque chose sur ta manière de me superviser ?
- y'a un truc dans notre relation qui me gène un peu, est-ce que je peux t'en parler ?
- est-il envisageable qu'on change notre fréquence, notre méthode de débriefing, de reporting, de passation de consignes, etc …. ?
Répondre aux questions "provocatrices" sur l'argent
les attitudes de collaborateurs évoquées ici sont du type plainte sans argument factuel, comparaisons avec des entreprises différentes, métiers différents, etc …
Décontaminer votre propre vision de la question
- l'entreprise n'a à "répondre" que d'éventuelles injustices de rémunération en interne, et n'a pas a justifier des écarts de rémunération avec les personnes de référence du collaborateur extérieures à l'entreprise (anciens potes de promotion, anciens collègues)
- il n'existe pas de grille de rémunération magique, permettant de savoir quel est "la bonne" rémunération pour un poste, dans l'absolu
- avez-vous déjà vu un collaborateur vous signaler qu'il était nettement mieux payé que ses anciens potes, anciens collègues ?
- "trop payer" un collaborateur est un risque qui existe, et peut provoquer des difficultés au sein de l'entreprise (favoritisme, injustice) , voire des difficultés d'employabilité à l'extérieur pour le collaborateur
Questionner le plaignant sur les aspects factuels- qu'est-ce qui fait que tu estime que la comparaison avec cette entreprise, cette personne, est valable chez nous ?
- quels sont tes critères pour dire que tu n'es pas assez payé ?
- quel changement dans ton job ou dans ta performance justifie à tes yeux un changement de rémunération ?
Signaler vos limites et votre lecture de la situation- je vois bien qu'à chaque fois tu te compares à tes potes de promo qui sont mieux payés que toi, mais notre entreprise n'est pas tenue de battre le record de ta promotion, que je sache ?
- est-ce que la situation a radicalement changé depuis que tu as choisi de venir travailler dans cette entreprise ? qu'est-ce qui fait qu'aujourdh'ui tu n'es plus satisfait du réglage rémunération / intérêt du travail / ambiance , qui te convenait au début ?
- nous n'avons pas la recette miracle qui permet de garantir que nous sommes exactement à la rémunération idéale pour le poste, juste la conviction que nous sommes raisonnablement équitables dans notre traitement de cette question
- et oui, je sais bien que tu as en permanence la possibilité de trouver mieux ailleurs. en effet, c'est ta liberté de salarié, de chercher mieux ailleurs… est-ce ton projet ?
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